GyIK: alapbeállításokkal kapcsolatos kérdések

1. Van lehetőségem visszanézni a házban történt módosításokat?

Az előzmények mentésére van lehetősége, ehhez először a ház alapbeállításainál az Egyéb fülre kattintva kell aktiválni azt, hogy „A házban végzett tevékenységek mentése”, majd mentenie ezt a beállítást. A változtatás elvégzése után a ház neve mellett megjelenik egy nyíl, melyre kattintva megtekintheti az előzményeket.

2. Ki kaphat és milyen módon számvizsgálói hozzáférést?

Számvizsgálói jogosultságot a közös képviselő tud adni azoknak a lakóknak, akik már rendelkeznek eHÁZ hozzáféréssel. Természetesen több lakó számára is be lehet ezt állítani.A társasház beállításainál a tisztségviselők fülnél lehet megadni azt, hogy a már felvitt költségviselők közül ki az, aki számvizsgáló jogosultsággal rendelkezzen. Először tehát mindenképp fel kell venni a KÖLTSÉGVISELŐK menüpontban a személyt, hozzárendelni a saját albetétéhez, majd itt is megadni az email címét, hogy ő ne csak a saját albetéteinek adatait lássa, hanem minden mást is. A számvizsgáló természetesen nem módosíthat az adatokon.

3. Mi a teendő közös képviselő váltásakor?

Amennyiben új közös képviselője van a háznak és továbbra is szeretnék használni a rendszert, úgy kérjük, hogy az iroda@www.ehaz.hu ügyfélszolgálati email címünkre küldjék el a ház nevét, az új közös képviselő adatait (név, cím, email cím), az új közös képviselővel az aláírt szerződésüket, illetve a hitelesített közgyűlési jegyzőkönyvet a közös képviselő váltásáról szóló érvényes határozattal. Amennyiben a régi közös képviselőnek volt szerződése az eHÁZzal, úgy ekkor vagy a társasháznak, vagy az új közös képviselőnek kell új szerződést kötni ahhoz, hogy a rendszer továbbra is használható legyen.

4. Tudja-e kezelni a rendszer azt, hogy egy albetétnek esetleg több tulajdonosa van, eltérő százalékban?

Tudja, több, magánszemély, gazdasági társaság, önkormányzati tulajdonos is rögzíthető egy albetéthez, százalékos tulajdoni hányad megadással, ahogyan a felvitt költségviselők több albetéthez is hozzárendelhetők.

 5. A bérlőket lehet-e külön nyilvántartani, illetve számukra lehet-e küldeni értesítőket a rendszeren keresztül?

Természetesen lehet, meg lehet adni albetétenként azt, hogy az adott bérlőnek menjenek-e a havi előírások, értesítők, vagy csak a tulajdonos kapjon azokból elektronikus, vagy nyomtatott példányokat.

6. Mit lát a lakó, illetve a számvizsgáló azokból az adatokból amiket felvittek?

A lakó csak a hozzá tartozó albetétek adatait láthatja, a számvizsgáló azonban valamennyi, az általa képviselt ház lakóinak az adatait láthatja. A közös képviselő természetesen valamennyi hozzá tartozó ház, valamennyi adatát láthatja és módosíthatja.

7. Hogyan adhatok hozzáférést a lakóknak?

A költségviselők fülön rákattint a választott költségviselőre, majd a hozzáférés fül alatt adhatja meg a lakó e-mail címét. Az email cím megadását követően a HOZZÁFÉRÉS MÓDOSÍTÁSA gombra kell kattintania, majd az albetétet el kell mentenie, ekkor a lakó egyből kap egy automatikus e-mailt az eHÁZtól, a belépési adataival. Javasoljuk, hogy csak akkor adjon hozzáférést a lakóknak, ha már valamennyi adat felkerült a rendszerbe, hogy a belépés után releváns adatokat lásson mindenki.

8. Azzal hív a lakó, hogy elfelejtette a jelszavát, hogy lehet neki új jelszót kérni?

A belépés oldalon van egy „elfelejtett jelszó” gomb, ezt kell a lakónak megnyomni, majd beírni az email címét. Ezt követően EGYSZER kell csak megnyomni az ELKÜLD gombot, és meg kell várni, míg a rendszer a megadott email címre elküldi az új jelszót. Fontos, hogy azt az email címet adja meg a lakó, ami a hozzáféréséhez tartozik, illetve egyszer nyomjon rá az ELKÜLD gombra.

9. Eladásra került az adott albetét, milyen lehetőségem van átvezetni az új tulajdonost?

Az adott albetét beállításainál a költségviselő menüben meg tudja adni az előző költségviselő tulajdonosi státuszának a vége dátumát, ezzel lezárva azt, és ezután már rögzítheti az új tulajdonost.

10. Hogyan kezelem a hó közi tulajdonosváltásokat?

Az eHÁZ előírásainak alapja 1 hónap. Amennyiben a tulajdonosváltás hó közben történik, úgy a teljes havidíjat elő kell írni a régi tulajdonosnak, majd egyedi előírásban negatív összeggel lehet neki jóváírni a részarányos közös költséget. Ugyanígy az új tulajdonosnak egyedi előírással érdemes előírni az első előírt teljes hónap mellé az előző tört hónap részösszegét.

11. Ha egy költségviselőhöz több albetét is tartozik, és ezekről egy darab papírt szeretne kapni, egyben látva az előírásokat (például Önkormányzatok), akkor azt hogyan kell beállítani?

Először ki kell választani egy úgynevezett „fő” albetétet (ami egy lakás, vagy üzlethelység), majd amikor felvisz egy olyan albetétet, amit hozzá akar kapcsolni (pl.: garázs), akkor az albetét felvitelén belül a költségviselők fülnél, nem tulajdonost állít be, hanem „albetét / gyűjtőt” választja. Majd a gördülő sávban kiválasztja a felettes, fő albetétet.

12. Az előző tulajdonos hátralékát milyen módon tudom nyilvántartani?

A régi albetétet archiválja (így az már csak a könyvelésben fog megjelenni), és felvisz egy teljesen újat, az új költségviselő nevével.

13. Bankszámla törlésére van lehetőségem?

Bankszámlaszámokat nem tud módosítani, csak ha jelzi a törlés igényét az ügyfélszolgálatunknak. A régi élő bankszámla esetében a számla inaktívvá tételét javasoljuk, így nem tűnik el a már lekönyvelt időszakokból. A bankszámlák inaktívvá tételét viszont már Ön is be tudja állítani a bankszámla beállításainál.

14.  Véletlenül kétszer vittem fel egy albetétet, hogyan tudom törölni?

Az albetét törlése rendszer adminisztrátor funkció, ezért mindenképp szükséges a kérését megírni az iroda@www.ehaz.hu címre, ahol a kollégáink segítenek Önnek. Az albetét törlését viszont csak a kérdésben említett esetben javasoljuk, mert az albetét törlésével visszamenőleg az összes adat erre vonatkozóan elvész.

15.  Az üzenőfalra csak rövidebb szöveget írhatok? Nem látom az eddigi kiírásokat, azokat nem tudom visszanézni?

Az üzenőfalra tetszőleges terjedelmű szöveget írhatnak ki. Hosszabb szövegek esetében inkább javasolnánk, az értesítések/körlevél funkciót. Az üzenőfal előzményeit meg tudja tekinteni, ha rákattint az „Összes üzenet” feliratra.

16.  Az albetéteknél van lehetőségem haszonélvezők nyilvántartására is?

Igen, amikor az albetétnél rögzíti a hozzá tartozó költségviselőt, akkor be tudja állítani annak státuszát is (tulajdonos, haszonélvező, ingatlankezelő, bérlő)

17.   Miért nem tudom rögzíteni a vízóra állásokat?

Először fel kell vinni a mérőórákat, megadva azok azonosítóját és kezdő óraállását. A mérőórákat az adott albetétre kattintva a Mérőórák fülön tudja rögzíteni.