GyIK: alapbeállításokkal kapcsolatos kérdések

1. Szeretném látni azt, hogy mikor és ki írt elő az egyes házakban, mikor ki küldött fizetési felszólítást, stb.

A ház beállításainál (a ház neve mellett a fejlécben a kis fogaskerékre kattintva) az EGYÉB fül alatt be kell ikszelni azt, hogy „A házban végzett tevékenységek mentése”. Ezt követően megjelenik a fogaskerék mellett egy kis nyíl ikon is, itt lehet innentől látni minden társasházzal kapcsolatos előzményt.

2, Hogyan adok számvizsgálói hozzáférést?

A társasház beállításainál a tisztviselők fülnél lehet megadni azt, hogy a már felvitt költségviselők közül ki az, aki számvizsgáló jogosultsággal rendelkezzen. Először tehát mindenképp fel kell venni a KÖLTSÉGVISELŐK menüpontban a személyt, hozzárendelni a saját albetétéhez, majd itt is megadni az email címét, hogy ő ne csak a saját albetéteinek adatait lássa, hanem minden mást is. A számvizsgáló természetesen nem módosíthat az adatokon.

3. Mi a teendő közös képviselő váltásakor?

Amennyiben új közös képviselője van a háznak és továbbra is szeretnék használni a rendszert, úgy kérjük, hogy az iroda@ehaz.hu ügyfélszolgálati email címünkre küldjék el a ház nevét, az új közös képviselő adatait (név, cím, email cím), az új közös képviselővel az aláírt szerződésüket, illetve a hitelesített közgyűlési jegyzőkönyvet a közös képviselő váltásáról szóló érvényes határozattal. Amennyiben a régi közös képviselőnek volt szerződése az eHázzal, úgy ekkor vagy a társasháznak, vagy az új közös képviselőnek kell új szerződést kötni ahhoz, hogy a rendszer továbbra is használható legyen.

4. Tudja-e kezelni a rendszer azt, hogy egy albetétnek esetleg több tulajdonosa van, eltérő százalékban?

Tudja, több, magánszemély, gazdasági társaság, önkormányzati tulajdonos is rögzíthető egy albetéthez, százalékos tulajdoni hányad megadással, ahogyan a felvitt költségviselők több albetéthez is hozzárendelhetők.

 5. A bérlőket lehet-e külön nyilvántartani, illetve számukra lehet-e küldeni értesítőket a rendszeren keresztül?

Természetesen lehet, meg lehet adni albetétenként azt, hogy az adott bérlőnek menjenek-e a havi előírások, értesítők, vagy csak a tulajdonos kapjon azokból elektronikus, vagy nyomtatott példányokat.

6. Mit lát a lakó, illetve a számvizsgáló azokból az adatokból amiket felvittek?

A lakó csak a hozzá tartozó albetétek adatait láthatja, a számvizsgáló azonban valamennyi, az általa képviselt ház lakóinak az adatait láthatja. A közös képviselő természetesen valamennyi hozzá tartozó ház, valamennyi adatát láthatja és módosíthatja.

7. Hogyan adhatok hozzáférést a lakóknak?

A költségviselők fülön rákattint a választott költségviselőre, majd a hozzáférés fül alatt adhatja meg a lakó e-mail címét. Az email cím megadását követően a HOZZÁFÉRÉS MÓDOSÍTÁSA gombra kell kattintania, majd az albetétet el kell mentenie, ekkor a lakó egyből kap egy automatikus e-mailt az eHáztól, a belépési adataival. Javasoljuk, hogy csak akkor adjon hozzáférést a lakóknak, ha már valamennyi adat felkerült a rendszerbe, hogy a belépés után releváns adatokat lásson mindenki.

8. Azzal hív a lakó, hogy elfelejtette a jelszavát, hogy lehet neki új jelszót kérni?

A belépés oldalon van egy „elfelejtett jelszó” gomb, ezt kell a lakónak megnyomni, majd beírni az email címét. Ezt követően EGYSZER kell csak megnyomni az ELKÜLD gombot, és meg kell várni, míg a rendszer a megadott email címre elküldi az új jelszót. Fontos, hogy azt az email címet adja meg a lakó, ami a hozzáféréséhez tartozik, illetve egyszer nyomjon rá az ELKÜLD gombra.

9. Tulajdonosváltást hogy lehet a rendszerben adminisztrálni?

Tulajdonosváltásnál az új tulajdonost fel kell vinni a költségviselők közé, majd az ALBETÉT menpontban kiválasztva az albetétet, a KÖLTSÉGVISELŐK fülnél lefele görgetve ki kell választani a régi költségviselőt és megadni a költségviselés záró dátumát. Ezt követően ugyanitt hozzá kell adni az új költségviselőt aznapi induló dátummal.

10. Hogyan kezelem a hó közi tulajdonosváltásokat?

Az eHáz előírásainak alapja 1 hónap. Amennyiben a tulajdonosváltás hó közben történik, úgy a teljes havidíjat elő kell írni a régi tulajdonosnak, majd egyedi előírásban negatív összeggel lehet neki jóváírni a részarányos közös költséget. Ugyanígy az új tulajdonosnak egyedi előírással érdemes előírni az első előírt teljes hónap mellé az előző tört hónap részösszegét.

11. Ha egy költségviselőhöz több albetét is tartozik, és ezekről egy darab papírt szeretne kapni, egyben látva az előírásokat (például Önkormányzatok), akkor azt hogyan kell beállítani?

Először ki kell választani egy úgynevezett „fő” albetétet (ami egy lakás, vagy üzlethelység), majd amikor felvisz egy olyan albetétet, amit hozzá akar kapcsolni (pl.: garázs), akkor az albetét felvitelén belül a költségviselők fülnél, nem tulajdonost állít be, hanem „albetétet” választja. Majd a gördülő sávban kiválasztja a felettes, fő albetétet.