GyIK: könyveléssel kapcsolatos kérdések

1. Van-e teljes könyvelő modul a rendszerben?

Van, egyszeres könyvvitel van az eHázban. Emellett naplófőkönyv, beszámoló és számlanyilvántartói rendszer és pénztárbizonylat kezelő is található a programban. Ha ez nem lenne elég, akkor a rendszer a PROFI, RLB és MAKRODIGIT könyvelő programokkal képes kommunikálni.

2. Nem egyezik az év végi záró egyenleg a következő évi nyitóval. Miért?

A rendszer az év első heteiben automatikusan átírja a záró egyenlegeket nyitónak, de ha még később esetlegesen visszakönyvelünk az előző évre, akkor azt már nem módosítja automatikusan. Ilyenkor a könyvelés à adatrögzítés à albetétek nyitó egyenlegeinek csoportos rögzítésén belül felül találunk egy szürke téglalapot: „előző évi záró egyenlegek másolása nyitó egyenlegnek”. Ezt megnyomva átmásolja az egyenlegeket. NE feledjük a lap legalján a nagy piros „nyitó egyenlegek rögzítése” gombbal menteni ezt. Ezt minden esetben el kell végezni, ha az előző évre módosítok bármit a könyvelésben!

3. A banki importálásnál azt az üzenetet kapom, hogy a háznak nincs ilyen bankszámlaszáma.

Valószínű, hogy nincs felvéve, vagy hibásan van felvéve a társasház bankszámláihoz az a bankszámla, amiből szeretett volna importálni. A fejlécben a társasház neve mellett talál egy fogaskerék ikont, arra kattintson rá, a bankszámlák fülnél pedig nézze meg milyen bankszámlák vannak a házhoz rendelve. Ha el van írva a bankszámlaszám, akkor jelezze a kollégánknak, mert csak ő tud módosítani. Ha nincs fent a bankszámla, amiből szeretne importálni, akkor azt vegye fel új bankszámlaként!

4. POSTA JOB-okat hogyan könyveli a rendszer?

Azt szoktuk javasolni, hogy a SZOLGÁLTATÓK közé vegyünk fel minden esetben egy POSTA JOB nevű szolgáltatót, és amikor könyvelünk, vagy banki exportot importálunk, akkor azokat a tételeket, amiket ilyenkor POSTA JOB-ként látunk, szolgáltatói befizetésként könyveljük le a POSTA JOB szolgáltatóhoz. Ezt követően, amikor papíron, vagy bármilyen más formában megkapjuk a befizetések részleteiről az adatokat, úgy a KÖNYVELÉS-BANKSZÁMLÁK menüpontban kiválasztva az üzemeltetési számlát megkeressük az adott könyvelési tételt és lemódosítjuk albetét típusú befizetésre, megadva az albetétet, ahonnan érkezett a befizetés. Amennyiben egy POSTA JOB könyvelési tétel több albetét befizetést tartalmazott, úgy ilyenkor az összeget is le kell módosítani az egyik albetétre, majd a másik albetét befizetést fel kell vinni kézzel, a KÖNYVELÉS-ADATRÖGZÍTÉS menüpontban a könyvelési tételek idősoros rögzítésénél.

5. Lakástakarékot hogyan kell könyvelni a rendszerben?

A lakástakarékot alapvetően kétféleképpen szokták könyvelni. Az egyik, hogy a társasház bankszámláihoz felviszik a lakástakarék számlát is, és minden egyes befizetést átvezetésnek könyvelnek, hiszen alapvetően ez megtakarítási forma és nem költség, annak ellenére, hogy az elkülönített vagyon a lakástakarék-pénztárnál nem likvid. Ennek a problémája, hogy az előbb említett okok miatt az éves tervben így nem szerepel a lakástakarék, mint várható „kiadás”, így egy minden esetben házanként fejben kell tartani és úgymond kézzel hozzáadni a várható költségekhez, hiszen annak ellenére, hogy ez nem igazi költség, felmerül az adott évben a kiadási oldalon. A másik mód, hogy nem veszik fel a társasház bankszámlái közé a lakástakarékot, hanem Lakástakarék pénztárként bekönyvelik, illetve az éves kamatot, illetve állami támogatást pedig  a bevételek közé elhatárolt lakástakarék kamatként, illetve elhatárolt állami támogatás (LTP)-ként könyvelik be. Ennek hátránya, hogy a társasház aktuális vagyoni helyzetéről nem lesz a rendszerben releváns információ, ezt a lakástakarék értesítőiből tudjuk csak fenntartani és vezetni. Javasolt ilyenkor legalább éves szinten az üzenőfalon megjeleníteni, illetve a beszámolóban a megjegyzés rovatban feltüntetni a lakástakarékban lévő pénzmennyiséget.

6. Tudok nyilvántartani számlákat a rendszerben?

Az eHáz alapvetően egyszeres könyvvitelt támogat, melyet a Társasházi Törvény értelmében éves 50 millió Ft közös költség bevétel alatt vezethetnek a társasházak. A pénzforgalmi szemléletű egyszeres könyvvitel ellenére lehetőség van az eHázban bejövő, illetve kimenő számlák fejléceinek a nyilvántartására azon célból, hogy nyomon követhetők legyenek a rendszerben azon követelések, kötelezettségek is, melyek ugyan már fennállnak, de még valamilyen okból kifolyólag nem tudta teljesíteni a társasház. A számlanyilvántartó használatát házanként be kell kapcsolni, a fejlécben a társasház neve mellett lévő fogaskerék ikonnál a SZÁMLÁZÁS fülben. Itt szintén meg lehet adni azt, hogy a számlanyilvántartó használatakor a felvitt kimenő, illetve bejövő számlák értékei megjelenjenek-e a naplófőkönyv kötelezettség, vagy követelés soraiban annak érdekében, hogy a társasház pénzügyi helyzetéről ne csak pénforgalmi szemléletben lássunk valós képet.

Amennyiben használjuk a számlanyilvántartót, úgy a könyvelési tételek rögzítésénél alkalmunk van megadni azt, hogy az adott tétellel melyik még kifizetetlen számlát egyenlítettük ki. Ennek köszönhetően a rendszerben, mintegy egyszeres-kettős könyvviteli hibrid megoldással lehetőség van arra, hogy ne csak pénzforgalmi, hanem kettős könyvviteli logikában is nyilvántartsuk a társasház fennálló kötelezettségeit és követeléseit.

7. Pénztárbizonylatokat lehet kiállítani a rendszerben?

Igen, bevételi és kiadási pénztárbizonylat kiállítására is van lehetőség a rendszerben, ezeket a számviteli törvénynek megfelelően szigorú számadással állítja elő a rendszer az erre szolgáló KÖNYVELÉS – BIZONYLATOK menüpontban. A ház beállításainál kell megadni minden esetben, hogy kívánunk-e az adott házhoz pénztárbizonylatokat nyomtatni, és ekkor jelenik meg a megfelelő menüpont a KÖNYVELÉS menü alatt. Amennyiben elront egy pénztárbizonylatot, úgy azt kizárólag rontani lehet, módosítani nem.

8. A beimportált, vagy felvitt könyvelési tételeket tudom módosítani?

A KÖNYVELÉS-BANKSZÁMLÁK menüpontba ha belépünk, akkor a felső boxban találjuk a társasházhoz tartozó, már előzőleg rögzített bankszámlákat és azok aktuális egyenlegét. Bele kell kattintani a megfelelő bankszámlába, és itt láthatjuk valamennyi tételt, szűrhetően, amiket az adott számlára bekönyveltünk. Belekattintva az egyes tételekbe tudjuk azokat módosítani. Ugyanígy a KÖNYVELŐ-NAPLŐFŐKÖNYV modulban az egyes naplófőkönyv tételeibe bekattintva is tudunk könyvelési tételeket módosítani, illetve a SZOLGÁLTATÓK – KAPCSOLÓDÓ KÖNYVELÉSI TÉTELEK fülön is van erre lehetőség, szolgáltatónként.

9. A beimportált könyvelési tételek analitikában helyre rakja a rendszer, de hogy rakom őket a naplófőkönyvbe?

Importálást, vagy tételenkénti könyvelést követően a rendszer a KÖNYVELÉS- NAPLÓFŐKÖNYV menüpontban felül egy piros boxban jelzi, hogy hány olyan könyvelt tétel van, amit még naplófőkönyvi szinten nem raktunk helyre. Ebbe belekattintva van lehetőség tételenként elhelyezni valamennyi bevételt, vagy kiadást.

10. Nem találom a naplófőkönyvben azt a tételt, amire szeretnék könyvelni, mi a teendő?

Kérjük, hogy vegye fel a kapcsolatot az iroda@ehaz.hu email címen kollégánkkal, aki szükség esetén felveszi a szükséges sort! Kérjük, hogy kérését pontosan fogalmazza meg, lehetőleg a pontos naplófőkönyvi számmal, és névvel, hogy milyen tételt szeretne rögzíteni.

11. Egyedi naplófőkönyv struktúrával tudok dolgozni az eHázban?

Az eHáz egységes naplófőkönyvi struktúrával dolgozik, egyedi naplófőkönyv létrehozására nincs lehetőség. Amennyiben nem szeretné látni azokat a tételeket, amikre a ház nem könyvel, úgy a KÖNYVELÉS-NAPLÓFŐKÖNYV menüpontban felül pipálja fel a 0-s tételek elrejtése lehetőséget.

12. Egyik lakó cégként szeretne számlát kapni a közös költségről, az eHáz tud ilyet?

Az eHáz nem tartalmaz számlázó rendszer modult, de amennyiben a tárasház beállításainál a SZÁMLÁZÁS fülnél be van állítva, hogy a számlát helyettesítő bizonylatot használja a házban, úgy a KÖNYVELÉS-BIZONYLATOK menüpontban van lehetőség számlát helyettesítő bizonylat nyomtatására. Az egyes költségviselőknél be lehet állítani, hogy az adott költségviselő szokott-e kérni ilyen bizonylatot, ezt követően lehet neki a kívánt példányszámban és megjegyzésekkel, szigorú számadással előállítani ilyen dokumentumokat. Ezt a legtöbb könyvelő cég elfogadja a közös költség számviteli bizonylataként.

13. Bérszámfejtő modult, programot tartalmaz az eHáz?

Az eHáz nem tartalmaz bérszámfejtő modult.

14. Nálunk minden lakói befizetés közös költség naplófőkönyvi sorba kerül, ezt hogyan lehet automatizálni?

Amennyiben valamennyi albetét befizetést automatikusan a naplófőkönyvben közös költségként könyvel, úgy lehetőség van ennek automatizációjára. A társasház beállításainál a fejlécben a társasház neve mellett a kis fogaskerékre kattintva van lehetőség a KÖNYVELÉS fülön bepipálni az automatikus könyvelés lehetőséget, mely onnantól kezdve valamennyi albetét befizetést automatikusan rákönyvel a naplófőkönyv közös költség sorára.

15. Hogyan lehet beszámolót és éves tervet készíteni a rendszerrel?

A KÖNYVELÉS-NAPLÓFŐKÖNYV-BESZÁMOLÓ menüpontban mindenekelőtt a MÓDOSÍTÁS menüpontra kell kattintanunk, hogy megadjuk azt, hogy mely bankszámlák szerepeljenek a beszámolóban. Itt tudunk megjegyzést is hozzátenni az éves beszámolóhoz. Alább valamennyi naplófőkönyv tételre vonatkozóan meg tudjuk adni azt, hogy mennyi az éves terv, melyhez a későbbiekben az aktuális állapotot fogja viszonyítani a rendszer. A beszámolót, illetve ennek előzetes állapotaként az éves tervet itt, a naplófőkönyvet pedig a naplófőkönyv menüpontban tudja kinyomtatni.

16. A társasház több épületből áll és minden épületre külön szeretnék könyvelni úgy, hogy közben egy naplófőkönyv és beszámoló készül a házhoz. A tulajdonosok így szeretnék.

Azt javasoljuk, hogy amennyiben épületenként szeretne nyilvántartani költségeket, úgy egy társasházként kezelve és könyvelve az adott házat valamennyi könyvelési tételt megjegyzésben allokálja egy egységes „1. épület” szöveggel az adott költséget, hogy a naplófőkönyv megfelelő soraiba belépve, ott a könyvelési tétel megjegyzésnél tudjon szűrni ere a szóösszetételre.

17. A társasház több épületből áll és mindegyik épületnek saját pénztára van, ezt tudja kezelni a rendszer?

Az eHáz alapvetően egy pénztárat tud kezelni, illetve bizonylatokat előállítani. Lehetséges bankszámlaként felvenni több pénztárt is, de ezekre az eHázban utána nincs lehetőség pénztárbizonylatok nyomtatására, hiszen a rendszer ezeket alapvetően bankszámlaként kezeli.

18. RLB, Profi, vagy Microdigit programban könyvelték eddig a házunkat, meg szeretnénk tartani a könyvelőt és ezáltal a programot is, de szeretnénk eHázat is, lehet ilyet? Milyen áron?

Erre találtuk ki az eHáz Light csomagunkat, mely féláron tartalmaz minden olyan funkciót, ami a könyvelést nem érinti. Amennyiben meg kívánják tartani régi könyvelőprogramjukat, úgy a könyvelés modulból a naplófőkönyv, beszámoló, éves terv menüpontok hiányozni fognak, de analitikusan lehetőség lesz a KÖNYVELÉS menüpontban a fenti programokból akár naponta is beimportálni az egyes tételeket. Innentől kezdve az eHáz egy lakói információs rendszerként működik, a könyvelés pedig a régi, helyi gépeken működik tovább.

19. Kettős könyvvitelt használ a ház, hogyan tudnék mégis eHázat használni?

Az eHáz jelenleg RLB, Profi, illetve Mikrodigit könyvelő programokból tud importálni adatokat. Amennyiben ezen programok valamelyikével történik a kettős könyvvitel, úgy az eHáz, mint egy internetes lakói információs rendszer rendelhető meg és használható, féláron, az eHáz Light csomag árazása szerint.

20. Minden internetbanki importnál kézzel kell hozzárendelnem a befizetőt, vagy a szolgáltatót az egyes tételekhez?

Nem, alapvetően egyszer kell minden szolgáltatót, illetve albetétet összepárosítani a rendszerbe felvitt adatokkal, és a rendszer a későbbi importálási folyamatokra megtanulja, hogy az adott tétel a forrás bankszámlaszám, vagy a név alapján melyik albetétre, vagy szolgáltatóra könyveljen.